O comunicare eficienta a documentelor catre client poate evita situatiile de intarzieri la plata a facturilor si ajuta foarte mult in procesul de recuperare a creantei atunci cand debitorul refuza sa-si achite datoriile.
De cele mai multe ori, managerii si antrepenorii emit facturile si le comunica prin email sau posta, insa nu tin cont de anumite aspecte esentiale, cum ar fi:
– transmiterea facturilor prin email, posta sau curierat nu echivaleaza cu primirea acestora de catre destinatar; creditorul poate solicita plata soldului restant si a penalitatilor de intarziere aferente doar dupa ce creanta a devenit exigibila, adica scadenta a fost depasita. Ajungerea la scadenta a facturilor este strans legata de primirea acestora, deoarece o factura nu poate fi scadenta daca nu a fost primita de debitor. Cat timp nu exista nicio confirmare de primire cu semnatura si stampila debitorului, din care sa reiasa ca a primit facturile, instanta judecatoreasca se afla in imposibilitatea de-a admite actiunea, deoarece nu poate aprecia daca respectiva factura a ajuns sau nu la scadenta.
– semnarea si stampilarea scrisorii de transport care contine factura ajuta foarte mult, chiar daca factura nu este semnata de debitor; chiar daca debitorul nu semneaza factura, dar semneaza scrisoarea de transport care contine factura, este suficient ca instanta sa poata aprecia certitudinea creantei si sa oblige debitorul la plata. Pot exista si situatii cand debitorul refuza corespondenta creditorului tocmai pentru a refuza si plata facturii. In astfel de situatii, creditorul poate apela la un executor judecatoresc pentru a trimite o notificare, impreuna cu factura. Daca debitorul refuza si aceasta corespondenta, executorul poate afisa notificarea care insoteste comunicarea facturii. De asemenea, creditorul mai poate incerca si inmanarea personala a facturii, obligandu-l astfel pe debitor s-o semneze si s-o accepte la plata sau semnarea unui angajament de plata esalota, facandu-l astfel pe debitor sa recunoasca creanta.
Fara dovada primirii facturii de catre debitor, sansele de-a se obtine o sentinta judecatoreasca favorabila sunt minime.
In cazul in care se va ajunge in instanta, debitorul poate nega existenta facturii sau cuantumul acesteia, iar in acest context, creditorul va trebui sa probeze ca debitorul a luat la cunostinta si a acceptat factura, insa refuza s-o plateasca.
Din punct de vedere juridic, factura este un inscris sub semnatura privata, prin care se constata executarea unei operatiuni comerciale. Atunci cand factura expediata este primita si si acceptata de ca catre debitor, aceasta reprezinta o proba clara in favoarea emitentului (creditorului), iar procesul are sanse maxime de reusita.
